刺客信条3落樱神斧:【公文写作】公文写作基础知识0

来源:百度文库 编辑:都市新闻网 时间:2019/09/23 21:55:11
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一、公文的主要文种:

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。

公文文种的选择根据:一是行文目的,二是发文机关的职权,三是与主送机关的行文关系。

经常出现的错误有:文种选择不当,混用文种,生造文种等。

几种常用文种的区别:

(一)请示与报告

“请示”和“报告”都是上行文,是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有:将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关,请求上级机关批复(答复),这样就容易贻误工作。因此,在撰写“请示”和“报告”时,要特别注意二者之间八个方面的区别。

一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准;“报告”是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级讯问,报送文件、物品等。

二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项;“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议,须上级机关知道的事项。

三是容量不同。“请示”应一文一事;“报告”可多事一报,但不得夹带请示的事项。

四是时间不同。“请示”应事前行文;“报告”可在事前、事中、事后行文。

五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关,不得多头主送或越级主送;“报告”可以主送几个相关的上级机关,其他上级机关也可以抄送。

六是处理不同。上级机关收到下级的请示后,应及时批准、批复(答复),是办理件,下级应在收到上级批复(答复)后才能实施;上级机关收到下级的报告后,主要是了解情况,可以不答复,下级不用等待上级答复。

七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短,一般不超过1500字;“报告”的篇幅相对较长,但一般不超过3000字。

八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示,请批示”、“请审示”等;“报告”用“专此报告”、“特此报告”。

(二)请示与函

“函”是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函(请求批准函、审批函)。“函”在公文往来中使用比较广泛,其主要作用有两个方面:一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作;二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项,不能用“请示”或“报告”,应使用“请求批准函”。

在公文撰写中,容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种,在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”,是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别,主要有:

一是类型不同。“请示”是上行文;“请求批准函”是平行文。

二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级;“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。

三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示;“请求批准函”是请求批准某项职能事项。

四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关;“请求批准函”应互相尊重。

五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关;“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函(审批函)。

(三)报告与总结

 “报告”是上行文,其主要作用是向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种,但在实际工作中,部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文,如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等,这样的标题是不对的。其实,工作总结就是向上级机关汇报工作,可直接使用“报告”文种,主送上级机关(可多头主送),抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2007年XX工作情况的报告”,这样就比较规范了。

  (四)意见与建议

“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理;作为平行文,提出的意见供受文单位参考;作为下行文,对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行,无明确要求的,下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中,部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文,如:“某某单位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等,都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种,规范的标题应为“某某单位关于2008年XX工作的意见”。

(五)通告与通知

“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种,其主送对象是不确定的。如:“某某单位关于XX的通告”。

 “通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项,任免人员等的公文文种,是平行文、下行文,主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多,如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题臃肿的问题。

二、公文格式

(一)发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如:“绵阳市财政局文件”。

主要应注意的问题是:在没有文头纸的情况下,发文机关标识的位置问题,平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识。

联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

(二)发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角“〔〕”括入,经常出现使用“()”或“【】”或“[]”。文件序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

(三)签发人

上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是,左右空格不对,使用字体不对。

如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

(四)公文标题

红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整,比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行,正确的分行应在“资金”后;使用字体字号错误,有的没有用2号字,有的没有用小标宋字;行距不对,有的距离过大,有的过小。

(五)主送机关

标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

(六)公文正文

主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。

结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数,比如“一、”以后就是“1.”,乱加标点符号,比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。

公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”,重量单位KG用成“公斤”。

公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

1.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字,必须使用汉字。如:二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。

2.中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等,均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白,可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如:藏历阳森龙年八月二十六日(1964年10月1日)。

3.含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组,应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月,为避免歧义,要将表示月和日的数字用间隔号“﹒”隔开,并处加引号。如:“一?二八”事迹(1月28曰)、“一二?九运动”(12月9曰)等。涉及其他月份时,不用间隔号,是否使用引号,视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。

4.相邻的两个数字并列连用表示概数的,须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开,如:三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。

5.用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时,使用汉字数字。如:几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字,用“多”“约”等表示约数时,为保持局部体例上的一致,其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元,调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨,用于农田水利基本建设。

6.公历世纪、年代、年、月、日、分、秒,要求使用阿拉伯数字。如,公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写,如:2005年,不应写成05年。

7.统计表中的数值,如正负数、小数、百分比、分数、比例等,必须使用阿拉伯数字。例如,34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

8.物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量,一般情况下应使用阿拉伯数字,如235元,11个月、100名。

9.部队番号、文件编号、证件号码和其他序号,须用阿拉伯数字。例如:38915部队、总3211号、国办发〔2005〕8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。

10.引文标注中的版次、卷次、页码,除古籍应与所扰版本一致外,一般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:《新生的中国》,见《列宁全集》中文2版,第22卷,208页,北京,人民出版社,1990。

11.表示数字的范围也有写法的讲究。例如:“3万~8万”,不能写成“3~8万”;5%~15%,不能写成“5~15%”。

(七)附件

公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

(八)成文日期

用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”,不能写为“0”。

(九)公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。

当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心。

(十)特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

(十一)主题词

“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字;主题词不能超过5个。

(十二)抄送机关

公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

(十三)印发机关和印发日期

位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

(十四)页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识。

三、行文规则

(一)上行文规则

请示和报告等上行文一般不得越级行文。“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

(二)下行文规则

 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。比如说:市财政局办公室可以以办公室的名义对外行文,盖办公室的印鉴,但其它业务科室不可以以科室名义对外行文,我们经常可以看到的是以市政府办公室的名义的公文,但没有看到过市政府政研室等对外的行文。

(三)联合行文规则

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。政府部门不能与企业联合行文。

联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。但门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。

公文写作基础知识二

 


一、公文的概念

--公文,即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解:

(1)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。

(2)公文形成的条件是行使职权和实施管理。

(3)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料.这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。

(4)公文是办理公务的重要工具之一。

二、公文的发展、演变,反映了历代政权的性质,也反映了统治者的需要及其对公文在行使政治权力中的重要性的认识程度。公文是统治阶级实现其统治的一种重要工具,因此,文书工作具有鲜明的阶级性,它从属于一定的政治集团并为其服务。

三、“文书”、“文件”、“公文”这三个概念,在机关的日常活动中是基本一致的。

四、公文的特点主要表现在五个方面

(1)公文有法定的作者。

(2)公文有法定的权威。

(3)公文有特定的效用。

(4)公文有规范的体式。

(5)公文有规定的处理程序。

五、公文的作用主要表现在五个方面

(1)领导和指导作用。

(2)行为规范作用。

(3)传递信息作用。

(4)公文联系作用。

(5)凭证记载作用。

六、公文的分类:

(1)从公文的来源来划分:对外文件、收来文件、内部文件,

(2)从公文的行文关系上来划分:上行文、平行文、下行文。

(3)从公文的秘密程度和阅读范围来划分:秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分:法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。

(5)从公文内容的性质和特点来划分:指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。

常见的公文分类还有:

(1)从文件的缓急程度上划分,分为特急件和急件。

(2)从文件的使用范围来划分,可分为通用文件、专用文件和技术文件。

(3)从文件的发送目的来划分,可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。

(4)从文件的处理要求来划分,可分为急件和平件。急件又可可分为需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等。

第二章 公文写作

一、公文写作,是指公文的起草与修改,是撰写者代机关立言,体现机关领导意图和愿望的写作活动.公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中,起草公文的任务可以由一人承担,也可以由多人承担,这主要取决于公文的重要程度和机关的文书人员队伍条件。

二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题,关系到党和国家方针政策的贯彻问题,关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面.在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范。

三、公文写作的主要特点表现在六个方面

(1)被动写作,遵命性强。

(2)对象明确,针对性强。

(3)集思广益,群体性强。

(4)决策之作,政策性强。

(5)急迫之作,时限性强。

(6)讲究格式,规范性强。

四、公文写作的基本要求是:

(1)要保证公文内容在政治上的正确性。

(2)要实事求是,在业务上符合客观规律。

(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。

(4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。

(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

五、公文写作的一般步骤和方法是:

(1)明确发文主旨。

(2)收集有关材料。

(3)拟出写作提纲。

(4)认真起草正文。

(5)反复检查修改。

六、公文写作人员的素质修养主要体现在五个方面:

(1)政治素质好。

(2)有一定的政策理论水平。

(3)熟悉业务和机关工作情况。

(4)有较宽的知识面。

(5)有较好的文字功底。

七、公文写作人员加强修养应从三个方面着手:

(1)完善自我,勇于创新。

(2)博览群书,增长知识。

(3)深入实践,勤学苦练。

第三章 公文的体式与稿本

一、公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式,主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性,提高办事效率并为公文处理工作提供方便。建国以来,为了摆脱旧的公文体式的影响,党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革,从而使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。

二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题,关系到党和国家方针政策的贯彻问题,关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面.在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范。

二、公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点,即公文的表达方式和语体特征。公文属应用文体,它除具有应用文体的一般特点外,在表达方式和语言运用上又有它自身的特点:在表达方式上,兼用叙述、说明和议论三种表达方式是公文文体的主要特点;公文在语言运用方面应当做到准确、简明、庄重、得体。

三、一份完整的公文由一些规定的数据项目构成,这些数据项目就是公文的构成要素,或称公文的组成部分。《国家机关公文格式》将公文结构的诸要素分为指定项目和选定项目。

四、公文的书面格式是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。公文讲求书面格式,这是公文在形式上区别于一般公文的重要标志.公文的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个部分。公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项;公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项;公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。

五、公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式,是指公文的外观形式.公文的排版形式主要包括:公文版头设计、版面安摔、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

六、公文的装订要求:公文一律左侧装订.一般采用线装、钉装或胶帖的办法。装订时,文件页码要折叠整齐,认真编排,注意不可错页漏滑页,以保持公文的完整。

七、公文的稿本是指公文的文稿和文本,同一内容和形式的文件,在撰写印刷过程中,以及根据使用时的不同需要,又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿两种。同一份文件,根据它们的不同用途,可分为正本、副本、存本、修订本;一些法规性文件又有试行本、暂行本妁形式,同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

第四章 公文的行文规范

----一、按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范的内容包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

----二、公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。具体地说,行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的.地方各级人民政府服从国务院(中央人民政府)是我国各级行政机关行文关系的基本准则.党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级,全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

---- 三、根据机关之间的不同的行文关系,可以将机关的行文分为上行下行和平行三个方向,并根据机关工作的需要分为三种行文方式:

(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求,下行文可分为三种行文方式:①逐级下行文;②多级下行文;⑧直达基层组织和群众的下行文。

(2)上行文。上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的实际工作需要,上行文又可以分为三种行文方式:①逐级上行文,这是上行文中最基本、最常用的一种方式;②多级上行文;⑧越级上行文。

(3)平行文是指同级机关或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间的行文。

第五章 机关法定公文的写作 (上)

----一、命令,简称令,是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。它具有权威性、指挥性和强制性。就行政系统而言,国家最高领导人、国务院及其所属部委、乡级以上地方各级人民政府,有权发布命令。其最常用的有:公布令、行政令、嘉奖令。它的写作要求是:

(1)必须根据宪法,法律规定的权限范围发布命令;

(2)要注意各类型命令写作的共同点和不同点;

(3)语言要准确、凝练、庄重有力;

----二、议案,是供各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在开会期间审议使用的一种书面文件.它的特点主要有:

(1)行文关系及办理程序的法定性;

(2)行文内容的单一性和可行性。

----三、可以提出议案的是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。议案可分为由职能机构提的议案和由人民代表提出的议案。它的写作要求有:

(1)提出的问题重要且已具备解决的条件;

(2)要注意提出的权限和时限;

(3)要注意行文格式和办理程序。

----四、决定,是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。其特点主要是性质重要、政策性强和有约束力。它的类型有指挥型、个案型和知照型。各类决定的写作有相同点也有不同点。决定的标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。决定的正文,三种类型的写法略有不同。决定的文字,要准确、鲜明、简洁。以便于领会和执行。

----五、决议,是经领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性公文。其特点有二:即表达群体意志、有权威性和约束力。决议的主要类型有决策部署和结果公布两种类型。

---- 六、指示,是上级机关对下级机关指导工作的公文。其特点主要是针对性和原则性。按照指示内容涉及的范围,指示可分为:

(1)涉及全局问题,带普遍性的指示;

(2)涉及局部问题,带特殊性的指示。

总的来说,指示的写作,要以政策把握方向,内容要明确扼要,条理要清晰。

----七、意见,是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。依据发表见解机构地位的不同,其类型可包括直接指导型和批转执行型两种类型。意见的写作要注意内容的政策性、原则性,对下级的要求要明确具体,表述条理要清晰等等。

第六章 机关法定公文的写作 (中)

----一、公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知牲文件。其特点为:发布的公开性、事项的重要性和操作的严肃性。按照其内容的性质可以分为两大类;①涉及法定事项的公告、通告;②知照性公告.通告。公告、通告的写作要求是:①符合权限,一事一告;②内容明确,语气庄重;②注意格式。

----二、公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。公报的特点和公告接近,也具有内容的公开性和重要性。发布机关的权威性。常用的公报类型有:①会议公报;②统计公报;②外交公报。不同类型的公报,写作时要注意的侧重点有所不同:①会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。②统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布,任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。②外交公报涉及对外关系,其发布应遵循法定的审批手续和途径。

----三、通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件,让对象知道或执行的公文。根据适用范围的不同,通知主要可分为六大类:发布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、任免性通知、事务性通知。通知适用面广,不同类型的通知因作用不同而写法也有差异,写作时要注意不同类型通知的不同特点。

第七章 机关法定公文的写作 (下)

----一、报告,是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。报告的主要特点是重陈述和有主见。报告的类型:按照内容涉及的范围,报告可分为综合报告和专题报告。按照行文的目的的不同,可将报告分为呈报性报告和呈转性报告。报告的写作要求:①陈述事实要清楚扼要;②表述观点要精练清晰;⑨语言要简洁朴实。

----二、请示,是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。请示的特点有超前性、说明性和单一性,请示的类型:根据行文目的的不同,请示可分为三大类:请求批准类、请求帮助类,请求批转类。请示的写作:总的说来,要注意这样几点:①要遵守行文规则;②理由要充分,要求要合理,⑧格式要正确,语言要得体。

----三、批复,是答复下级机关请示事项的指示性公文。批复的主要特点有针对性和指导性。批复的类型:针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两方面,批复也可以分为两类:表态性批复和指示性批复。批复写作要注意这样三点:①要先回应后批复:⑦态度要鲜明,措辞要明确;⑧要及时批复。

----四、函,是机关之间办理日常公务的交往性公文。函的特点主要有二:①形式灵活,适应性强;②务实性强。函的类型:根据内容性质,函大体可分为四类:商洽函、问复函、请准函和知照函。函的写作总的来说,要注意:一事一“函”,直陈其事和浯言要平实、亲切,自然。

----五、会议纪要,是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文体。会议纪要的主要特点包括纪要性、约束性、知照性。根据会议纪要的性质和拟写会议纪要的目的,把会议纪要分为三大类;决议性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要。会议纪要的写作:

(1)会议纪要一般是在会议结束后起草的,经主管领导人签字同意才算定稿。

(2)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”,但中间可省去“会议”二字,也有的会议纪要,多半是研讨性会议纪要.可以用正副标题的形式。

(3)会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三部分。

(4)会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关名称和撰写日期,也可以只在正文中写出主持机关,不另外署名。

----六、条例、规定:条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。条例的类型:根据发布条例的机关的不同,条例可分为三类:①党的中央机关制定的条例;②国家行政机关制定的条例;③地方权力机关制定的条例。规定,是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。规定的类型:根据发布机构和实际作用的不同,规定分为三种类型;①党内规定;②法规性规定;③一般性规定。可将条例和规定的写作要点综合为以下四点:①草拟条例和规定要遵循一定的原则;②起草条例和规定,应当对现行内容相同的法规进行清理,同时应当注意与其他有关法规的衔接和协调;③条例和规定的内容用条文表达,常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。

第八章 机关其他常用文书的写作(上)

----一、规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书,适用于党政系统、社会团体、企事业单位及各类组织机构。规章类文书包括条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等等文种.规章类文书的特点;内容的规范性、执行的强制性和制定的程序性。不同的规章类文书的写作要求存在一定的差别。

1、办法的内容较多的用“章条式”,一般常见的是“条款式”。办法的内容,应具体、周全、便于操作。

2、实施细则的写法一般也是“章条式”或“条款式”,但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。

3、章程是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书.章程的形式也是“章条式”和“条款式”两种。政党、较大的社会团体的章程多为“章条式”,机构较小、涉及事务不多的章程,可用“条款式”。

4、守则是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则,要求内容简短、精练、易记。

---- 二、计划类文书的作用:下情上达、上情下达、统一自身步调。计划类文书的特点:目标的前瞻性、操作的预想性.计划类文书的类型:规划类、计划类、安排类。计划类文书的写作要求:分析情况要认真细致、确定目标要实事求是、措施要切实可行、条目要分明、语言要简洁。

---- 三、总结是机关团体在实施计划或完成任务之后,对已做工作进行概括及评估的文书。总结的主要作用:下情上达、提高自身。总结的特点:回顾性、经验性。总结的写作要求:回顾工作情况要实事求是、总结经验教训要着跟未来、纲目要清晰、文风要平实。

--- 四、调查报告是针对现实中发生的较重大的问题,作专门调查后,利用调查材料写成的书面报告。调查报告的作用:提供真实的社会情况,为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查报告的特点:针对性强、纪实性强。调查报告的写作应注意:深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。

第九章 机关其他常用文书的写作 (下)

----一、讲话类文书就是人们在各种特定场合发言时所依据的各类文稿的总称。根据讲话的场合及主旨的不同,讲话类文书可以分为三种类型:①讲话稿;②开幕词、闭幕词;⑧欢迎词、欢送词、答谢词。讲话类文书一般都包括以下特点;口头性、直接性、针对性、情感性。讲话稿、欢迎词、欢送词、答谢词的写作格式包括开头、主体、结尾。开幕词、闭幕词的写作格式包括开头、正文、结尾。讲话类文书的写作要求:主题要鲜明、集中;材料要真实、新颖;布局要清晰、紧凑;语言要明白、生动。

----二、记录类文书是指如实记录有关内容而形成的公务文书。记录类文书包括会议记录、电话记录、接待记录和大事记。记录类文书的特点:内容的纪实性、材料的直接性、语言的实录性。会议记录一般包括会议组织情况、会议的议题和议程、会议的进程和内容、必要的手续。电话记录可分为发出电话记录和接收电话记录。接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。大事记是按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。大事记的写作要求:要记录“大”事、记录要客观真实、要言简意赅。

----三、简报就是简明扼要的书面报告。按内容分,简报包括会议简报和工作简报。简报类文书的特点:简、快、新。筒报类文书一般都由报头、主体、报尾组成。简报类文书的写作要求:内容要真实、确刨;篇幅要短小;针对性、指导性要强。

----四、建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建议类文书一般可分为议案、提案和建议等。建议类文书的特点:建议性、说理性、委婉性、提案是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。提案一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。提案的写作格式一般包括标题、案由、提案人、理由、办法、日期.提案的写作要求:热悉同提案有关的情况、注意区别提案同一般文章的行文格式.建议是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建议性的意见、建议时使用的文书.建议的篇章结构:是由标题、称谓、正文和落款组成。

建议的写作要求:把握分寸要适度、所列内容要具体、表达语言要精练。

第十章 公文处理工作

----一、在机关秘书部门的工作活动中,公文处理工作是一项最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文处理工作通过公文的拟制、办理、管理以及立卷归档的一系列相互衔接的程序和环节,构成机关信息运转与处理的科学流程。公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。

---- 二、公文处理工作是机关工作的一个重要组成部分,在机关工作中起着重要的作用。公文处理工作的作用与公文的作用是有区别的,公文处理工作的作用主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷归档等一系列环节对机关工作所发挥的作用,这种作用主要表现为:助手作用、纽带作用和查考作用。公文处理工作的基本任务是:科学地组织机关的文书工作,有条理地、安全地运转公文,完整地保管公文.正确地发挥公文的作用,有效地推进机关工作,为机关领导工作服务,为社会主义现代化建设服务,公文处理工作的组织,包括组织机构、组织领导和组织形式三个方面。

----三、就一个机关而言,它的公文处理工作不像机关的人事、财务等职能部门一样,设立某一机构负起全部的责任,或者各机构自上面下地形成一个垂直领导的独立体系,各机关公文处理机构的设置,要视机关规模的大小、工作任务的繁简、公文数量的多少而定。---- 四、公文处理工作的领导、指导关系可以从以下几个方面分析;1)从全国来说,由中共中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。(2)从一个机关来说,它的公文处理工作是由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导的。(3)从上下级的关系来说,上级机关的办公厅(室)负有责任对其下属的机关,单位的公文处理工作进行业务指导。(4)机关档案部门对机关的文书工作也负有一定的指导责任。

---- 五、公文处理工作的组织形式可分为两种类型;集中形式和分工形式。一个机关究竟应当采取什么样的公文处理工作组织形式,通常要结合考虑以下几种情况:

(1)机关的工作性质、任务和职权范围。

(2)机关内部组织机构设置的层次、数量。

(3)机关收发文件数量的多少。

(4)机关办公驻地是集中还是分散以及距离的远近。

(5)机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备,等等。

---- 六、公文处理工作的具体要求可以概括为:①准确周密,确保质量;②及时迅速,注重时效;⑧保守机密,安全可靠;④集中统一,加强管理;⑤实事求是,遵规守纪;⑥精简文件,提高效率。

第十一章 公文办理程序

----一、公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。公文办理程序包括收文办理和发文办理两个部分。

---- 二、收文,是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。收文办理是指文书部门收到文件材料后,在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序.主要有:签收、拆封与登记、分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。

公文的签收是指收到文件材料后,收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,以明确交接双方的责任,保证公文运转的安全可靠。它是收文办理的第一个环节。签收后,文件的拆封是文书人员的职责。公文的登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向,以保证文件的收受和处理。登记的原则是方便文件的运转和管理。收文登记的形式一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。公文的分发亦称分办,是指文书人员在文件拆封登记以后,按照文件的内容、性质和办理要求,及时准确地将收来的文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。公文的传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件,需要经机关各位领导和许多部门阅知时,由文书人员组织在他们中间传递和阅读。公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见,供领导人批办时参考。公文的批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示.公文的承办,这一环节,既是收文办理的最后一道程序,又是发文程序的开始。它直接关系到发文的质量和机关工作的效率。公文的催办是指那些必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查。催办工作一般有对内催办和对外催办两种情况。查办是指文书工作人虽协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实,以及对某些问题进行查处,解决的一项承办性工作。 公文的注办是对公文承办的情况和结果,由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

---- 三、发文,是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料,包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理,就是指文从拟稿到印制发出的整个运行过程。发文办理程序由拟稿、审核与签发;核发、缮印与校对;用印、登记与分发等环节组成。公文拟稿是发文办堙的第一个环节,同时也是整个公文处理工作的关键性环节之一。公文的审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前,对公文的内容,体式进行的全面审核和检查。它也是公工处理工作的关键性环节之一。公文的签发是指机关领导人对文稿最后审批。它是公文形成的关键性环节。公文的核发是指在公文正式印发之前,对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。公文的缮印是对已签发的公文定稿进行印制。公文的校对是对文件质量的量后一次检查。公文的用印是指在印好的文件上加盖机关印章。发文的登记,其作用与收文登记一样。

第十二章 公文立卷工作

---- 一、公文立卷,是指机关文书部门将已经办理完毕的.具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。它是文书部门整理与保存文件的一种重要方法,也是机关公文处理工作的重要内容。

---- 二、案卷,是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体。它是文书档案的基本保管单位,与公文立卷有着密切的联系。

----三、公文立卷工作的组织。公文立卷工作的组织主要有建立和健全文书部门的立卷制度,正确选择立卷的地点和确定公文立卷范围等方面。其中,建立和健全文书部门立卷制度是组织好立卷工作首先要解决好的一个问题。明确公文立卷的范围,是保证在公文立卷工作中将那些具有一定查考利用价值的文件材料,齐全完整地保存下来,便于以后查找利用的需要。

----四、公文立卷的原则可表述为,“保持文件之间的历史联系,区分保存价值,便于保管和利用”。根据这一原则对公文立卷工作捉出了“保持文件间的历史联系”、“区分保存价值”、“便于保管和利用”三个方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括为:遵循公文立卷的原则与要求,科学地选用公文中的某些特征作为立卷标准,把文件组合成案卷。这一方法的核心是科学地选用文件特征作为立卷标准的问题。根据文件本身的特征组合案卷是公文立卷的主要方法。问题、时间、文种、作者、地区和通讯者可作为公文立卷的基本特征。

---- 五、公文立卷的准备工作包括事先编制好立卷类目、坚持做好平时立卷工作两方面的内容。立卷类目也称归卷类目、案卷类目。它大体上可分为综合的立卷类目、分编的立卷类目两种。在编制或者修订立卷类目时,必须坚持由公文处理部门为主的原则。立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成。在编制好立卷类目的同时还必须做好平时立卷工作。所谓平时立卷工作是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的有关条款归人卷内。

第十三章 案卷整理与归档

----一、案卷的整理与归档,或称正式立卷与移交归档。包括编目成卷和移交归档等项内容。

----二、案卷的组合,简称组卷,是指机关文书部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。它是文书案卷整理的一项重要内容,也是整个公文立卷工作中的一个很重要的环节。

----调整定卷,是指在平时立卷的基础上,详细检查每一条款中所积累的文件材料,进行适当的调整,并且最后确定组合案卷的一项工作。年终进行调整定卷是机关文书部门或业务部门一项非常重要的工作。

----卷内文件排列和编号,卷内文件排列是指将每个案卷内的文件技用一定的规律和顺序进行系统化排列,保持文件之间的有机联系和条理性,使每一份文件在案卷内都有一个固定的位置。卷内文件在系统排列以后,应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号,以固定它们的排列顺序,这样就便于统计和保护文件。

----拟写案卷标题,案卷标题,也称案卷题名,是对春内全部文件内容的总概括。它是案卷封面上最重要的项目,也是以后编制档案工作的主要依据,拟写案卷标题是文书工作人员、档案管理人员的一项基本功。

----编目成卷工作,是指在组合案卷的基础上,对卷内文件进行编目、装订,以及案卷的排列、编号等一系列工作。这些工作的完成标志着整个公文立卷工作的基本完成。

---- 案卷的编目,是指在卷内文件排列编号的基础上,填写卷内文件目录,备考表和案卷封皮等工作。它是进行手工检索的基本条件,也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。案卷的装订,是为了固定文件之间的排列顺序,保护文件不受损坏和散失,便于保管和利用。

----案卷装订的要求是;整齐、牢固,不影响阅读。案卷排列与编号,是指案卷经过编目装订以后,将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号,以固定其顺序,使卷与卷之间保持一定的联系,系统地反块机关的工作话动。

----案卷组合和编目成卷工作完成以后,公文处理部门应根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具,井按照归档制度将案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交。至此,标志着整个公文立卷工作的完结,文书材料从现行处理阶段转入档案管理阶段。案卷目录是案卷的名册,是查找利用档案的一种最基本的工具。案卷目录又可作为移交目录,是公文处理部门逐年向机关档案室交接案卷的依据和凭证。案卷目录的项目有:“案卷号、案卷题名,页数、保管期限、备注"等。文件检索工具,是指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。文件检索工具的编制是公文处理部门在文件材料立卷后进行的一项重要工作,主要有文号索引、文件分类目录等。公文立卷部门立好案卷,必须逐年移交给机关档案室集中保管,称为“归档”。文书案卷的归档,既能保证本机关的档案完整,便于查找利用,又可为党和国家积累档案财富.

(二)常用非规范性公文

常用非规范性公文有讲话稿、调查报告、汇报材料、礼仪讲话、简报信息等,下面分别作简单介绍。

1、讲话稿:主要有工作报告(政府工作报告)、会议讲话(报告)、汇报材料、传达提纲、述职报告等。

标题的写法:工作报告和会议讲话的标题可以使用标题式(主标题、副标题构成,主标题是报告内容的精炼、概括,副标题写报告人、报告时间,比如《解放思想、团结奋进,夺取改革开放和现代化建设的新胜利》,是主标题,副标题是**省长*年*月在**会议上的报告则是副标题);还有一种常用的标题,就是讲话人+会议名称+文种构成,如《张县长在全县人口与计划生育工作会议上的讲话》,简洁明了。

主体内容和基本要求:上年(上一阶段)工作回顾、存在问题和困难、下年工作任务、措施。要分析形势,统一思想,安排工作。总体要求是中心突出、议题集中、政策清楚、任务明确。写的好的讲话,还需要生动、富于感情。工作报告比较正规,用语庄重,一般不用口语化语言,一般不举例子,但工作做的怎么样,要用详实的数据说话,一般不允许脱稿临场发挥。会议讲话就相反,用语要力求生动,可以较多的使用口语化语言,体现个人风格,可以临场脱稿发挥。(脱稿讲话责任认定)

要具备的基本条件:一是全面、深入了解工作情况,包括困难问题、经验教训,才能做到落笔真实、全面、客观;二是要了解有关政策,特别是新机遇新政策,有什么好的新的政策,有什么限制因素和政策,拟订措施才能够有针对性,体现时代性;三是高度要站够,(高度不够是现在部门起草报告最突出的毛病),你如果是代县长拟讲话稿,就要站在县长的角度思考问题,该讲什么,该怎样讲,都有讲究;你若是代书记拟讲话稿,就要站在书记的角度思想如何讲、怎样讲,二者是有差别的。

部门代拟讲话稿存在的突出问题:一是高度不够,二是不结合本县本工作实际,不具有针对性和操作性,三是提炼归纳不够,逻辑性不强(段落之间、层次之间)。比如,去年我们县召开了大规模、高规格的全县教育工作会议,总结近几年来的教育工作,出台一些新的开创性的重要政策措施(教师调整政策、稳定教师队伍的办法、实行中高考政府奖励政策等)。教育局很重视筹备工作,代县委政府主要领导拟的讲话稿先后修改了两次才送到两办,但最后修改很大,许多内容都没用,原因就在于没有结合我们的实际,没有突出我们的亮点(通篇基本讲的是党中央国务院关于教育发展的意见纲领精神)。

讲话稿的用语和感情问题:有人认为公文都是平铺直叙,没有感情的。其实不然,好的公文可以写得既朴实,又有文采,体现讲话人的心声;既有操作性,又能带来听觉和感官上的享受.过去我们认为公文中不适宜引经据典、富有文采,这是片面的看法。公文的写作特别是讲话稿的写作,要视讲话人的风格而定,有的领导喜欢引经据典,我们就要考虑和体现他的风格,有人说我不具备丰厚的古典文学修养怎么办,现在网络可以帮忙,可以针对性的查阅、学习、选择。

2、汇报材料和传达提纲:都要简明扼要,条理清晰,实事求是。

汇报材料事实准确、重点突出、要有事例和数据,事例要有说服力。一般根据工作情况来安排框架,但上级有明确要求内容的,一般按上级要求逐一汇报。传达提纲的写作要点:一是不能原原本本的照搬领导讲话或讨论发言,要抽取、综合主要的、有代表性的体现会议精神的东西;二是要有侧重,要将本地区本部门急待落实的方面作为传达重点(比较工业园区与沿江路复建与我县的关系和意义);三是贯彻落实措施也要紧密结合本地本部门实际。

3、礼仪讲话:欢迎词、答谢词、祝酒词、悼词、纪念性讲话等(我把开幕词、闭幕词也列入礼仪讲话)。其特点:一是简短精炼;二是富有感情,欢迎词、祝酒词要热情洋溢,悼词要沉痛沉重;三是力求文采斐然。讲起来流畅悦耳,听起来文采飞扬。一般要避免小标题。欢迎词除在开篇表示欢迎外,要简要介绍本地的风土人情、经济社会概貌(但是忌写得呆板),要展望今后的合作与情谊,最后要有祝愿的话。(例文)

(三)信息写作

1、定义:是党政机关、人民团体、企事业单位为了向上级机关、平行机关、不相隶属机关、单位或个人送阅、通报有关情况、信息形成的材料。

    2、定位:信息工作是各级党委、政府办公室履行“参与政务,管理事务,综合服务”职能的重要手段,是各级政府及其部门办公室工作的重要组成部分。信息是各级政府及其部门之间沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策的重要手段。它不可能代替行政公文,但是对行政公文作用的必要补充;它不可能涵盖办公室的所有工作,但是办公室工作的重要组成部分;它不是辅助决策的唯一渠道,但是辅助决策的重要手段。这个定位是从上到下都比较统一和认可的。在我们过去的信息工作中,存在对信息工作定位及其理解的片面性,即仅仅把信息工作作为反映工作进展动态的资料,而没有从沟通情况、交流经验、反映下情、辅助决策这个全面的定位上来宏观理解和把握信息工作。在乡镇和部门上报的信息中,多数是新闻报道式的会议信息,即х年х月х日开个什么会,хх领导讲了话,或者хх领导去检查什么工作,而没有从更高、更深刻的角度去总结、提炼可供借鉴和推广的工作经验,去思考、调研某项政策执行或者工作推进中存在的问题、困难及意见建议。在信息工作反映下情、辅助决策方面,昭通市政府办做得非常好,他们利用被列入国务院信息直报点的机遇,及时编写、上报各类信息,通过国务院领导批示等途径,促成了渔洞水库、巧威公路等重大建设项目中一些问题的解决,其中关于林业采伐政策的调研、扶贫攻坚进展情况等信息被国务院领导批示后促成了一些政策的出台。信息工作也先后获得省政府办公厅的特等奖、一等奖、二等奖。

3、发展趋势:随着政府职能从全能向有限、从管理型向服务型、从封闭型向开放型转变速度的不断加快,以及经济社会的快速发展和信息时代的到来,信息工作显得越来越重要,面临的形势也在不断发生变化。主要体现为两个方面:

       一是各级领导越来越重视信息工作。信息工作具有传递快速便捷、反映内容全面广泛深刻的特点,越来越受到各级领导的重视。近年来,从国务院到省、市政府领导及办公厅(室)领导都反复强调和要求,要把做好信息工作作为办公室工作的重要内容,使信息工作真正成为领导了解情况的一个重要窗口和向领导同志反映情况的一个重要渠道。从国务院到省、市政府办公厅(室)都设立了一定比例的信息直报点,将一些重点省、市、县(区)列为直报点,便于第一时间将各类信息传递到上级领导手中,提供真实、及时的决策参考(如昭通、水富)。2002年,徐荣凯省长两次对信息工作作出重要批示,要求省委办公厅和省政府办公厅研究并主动做好信息上报工作,让党中央和国务院了解云南省的工作情况。县委、政府领导经常对信息工作提出明确、具体的要求,(张县长批示、我县的成绩、名次)。建立了乡镇(部门)信息上报、采用台帐,实行县政府办文秘人员信息上报责任制,要求每位文秘人员每周撰写、上报信息不得少于1条,对全县办公室系统信息工作量化考核和稿酬奖励试行办法。发计、田坝等少数部门(乡镇)还实行了信息工作考核奖励制度,大多数部门和乡镇加强了信息报送工作。总的说来,信息工作已经逐步引起大家的高度重视。

        二是政府工作越来越需要信息工作。首先,是政府各项政策措施、工作部署的贯彻落实,及其存在的困难、问题的收集反馈离不开信息工作。其次,随着社会主义市场经济体制的日益完善,政府职能转变不断深化,政府决策也从过去单纯的凭经验、拍脑子转化为科学、民主决策,对信息的需求量大、依赖程度高。第三,在经济全球化迅猛发展,经济转轨和社会转型加快的情况下,各种矛盾容易碰撞、激荡,社会容易失序,经济容易失调,人的心理容易失衡,新情况、新问题将层出不穷,领导同志也需要及时、准确、全面地获取各方面的信息,以便预测走势,调整策略,指导决策。

       4、分类:第一大类是动态类。动态类信息主要指反映重要工作进展情况、重大决策部署贯彻落实情况、重要经济社会动态和社情民意等方面的简要信息。它的特点是一事一报,及时准确,文字精炼(一般不超过500字)。动态类信息又可细分为八个小类:一是上级做出的重要决策部署、召开的重要会议在本地的贯彻落实情况;二是对上级出台实施的重大决策执行效果的情况反馈;三是上级领导关注的重点工作情况;四是反映本地当前发展中一些较为突出的热点、难点问题;五是各地承担的一些重点工作的进展情况;六是各地最新灾情及救灾工作情况;七是反映各地政府工作中存在的突出困难;八是其他重大的社会动态和重要的社情民意。

          第二大类是综合类。综合类信息主要是就涉及某方面工作或某个问题的相关情况,进行汇总、分析所形成的信息,一般应有情况、有分析、有建议,主要目的是汇报工作、反映问题、建言献策。这类信息的特点是要素齐全(时间、地点、问题、经验、建议等),数据准确;主题鲜明,层次清晰;论据充分,不空发议论;平铺直叙,文字简炼(一般不超过2500字)。综合类信息主要分为五个小类:一是报告类。主要汇总报告重点工作的阶段性进展情况,反映经济运行和社会发展中出现的需要上级领导了解的重要情况。二是反馈类。主要反映上级决策部署、上级领导同志重要指示的贯彻落实情况。三是问题建议类。主要反映工作中遇到的各种需要上级领导帮助或协调解决的突出困难和问题,以及就某些重大问题向上级领导建言献策等。四是经验成效类。主要是对一些具有普遍性的重点、难点、热点问题,本地区有哪些独到的、值得上级领导同志了解或其他地区和部门借鉴的好做法。五是调研类。主要是围绕政府中心工作,组织开展一些考察、调研、研究活动形成的对上级有参考价值的材料。

5、县政府办公室信息督办载体情况:目前县委办有《绥江信息》、《信息增刊》、《信息专报》3个载体。县政府办公室的信息载体有5个:一是《绥江政务信息》,属下发信息,主要登载上级有关政策和外地好的经验、做法及各乡镇各部门反映的各方面工作进展情况的动态信息,约每月出刊3期,全年在40期左右。二是《信息专报》,主要反映我县某项重要工作的进展情况、取得的经验和成效、存在的困难和问题,及自然灾害、重大疫情等重大突发事件的发生和处置情况等。这个载体一般不下发,重点是上报市政府办和送呈县政府领导,原则是一事一报。三是《信息快报》,属上报信息,就是收集和综合各乡镇各部门重要工作情况、成效、经验等,向市政府办公室上报,同时送县政府领导阅知。这个载体基本上每周编辑上报2期。四是《调研信息》,主要就国家和省市某项政策贯彻执行中存在的困难、问题及解决建议,县政府某项重点工作、社会热点、难点问题等进行调研,形成专题信息上报市政府办,这个载体一般不下发。五是《绥江移民》,属上报和下发兼用的载体,专门摘录刊登国家有关移民政策、反映我县移民工作进展情况、存在问题、困难等,一般每周出刊2期。 (县委办的载体有《绥江信息》,政办拟开办《领导参考》专刊,专门刊印具有参考价值的消息、文章、政策,供领导决策参考)

          6、我县的信息工作情况:两办都有信息科,有专人负责信息工作,负责收集全县的工作信息上报,编辑下发信息。党务信息在全市排名平稳居中,政务信息在全市排名曾经一直靠后。2006年、2007年狠抓了信息工作,2006年政务信息居全市第6,2007年跃到第3名。

7、当前各乡镇各部门信息上报中存在的突出问题:

主要存在五个方面的问题:

   一是认识有差距,发展不平衡。主要是指对信息工作的定位认识不到位,这是各乡镇各部门带共性的问题,也是当前信息工作存在的主要问题。最突出的现象是,由于大家还没有充分认识到信息工作反映下情、辅助决策的重要作用,把上报信息简单等同于新闻报道,信息内容单一、单薄,参考价值不大。从上报信息的量上看,各乡镇各部门在信息工作上做了大量工作,但采用率普遍不高。信息质量较好、采用率较高的有农业局(2007年上报54条,被绥江《政务信息》采用14条、转报35条、市级整条采用3条、采用简讯3条,综合采用率达到70%左右)、林业局(2007年上报信息65条,政务信息采用8条、转报25条,市级采用整条2条、简讯4条,采用率达到40%左右)、移民局、发计局、中城镇、南岸镇、会仪镇等做的不错;卫生局上报数量不多,但采用率高,监察局、国税局、民政局上报数量多,但采用率低。

二是针对性和时效性不强。一些乡镇和部门没有把信息工作的着眼点放在全县全局和重点工作的高度,进行提炼和综合,虽然报送的数量多,但上报信息与领导机关需求不对径,参考价值不大;收集信息的渠道不畅,情况掌握不及时,上报迟缓,导致一些重要信息时效性丧失。尤为突出的是,报喜的多,报忧的少(也就是说成效类信息过多,问题类的少,问题类即调研、综合类信息恰恰是上级关心的,采用率会高)。

三是综合调研类信息严重缺乏。可以说这是各级政府系统办公室信息和日常工作的“软肋”。因平常耽于事务,没有足够的时间主动深入基层或工作一线调研,没有形成深入调查研究的工作作风,“见子打子”,理性思考少。近一年来,除约稿信息外,各乡镇各部门基本没有主动上报综合调研类信息。上报的一些调研信息也缺乏深度,缺乏全局性的意见建议,辅助决策的参考价值不大。

四是重大突发信息报送迟缓,报送程序不规范。这个现象在各乡镇各部门都十分突出,在一定程度上给我们造成了工作被动。在突发公共事件和社会热点、难点方面尤为突出。还有不按程序规范上报的现象也比较突出。表现为:主管部门只按照行业管理规定向省市对口部门上报,而没有坚持先向政府办报告、统一口径后再对口上报。这样不仅造成相关部门上报口径不统一,还给工作造成了被动,往往是省市领导的批示下来了我们才知道,也对政府及政府领导的从政形象带来了不良影响。希望各级各部门高度重视重大突发事件的信息上报和处置,不要出现因迟报、瞒报、漏报、谎报信息行为受到批评和追究,争取工作的主动权。

五是写作质量有待提高。我总结为四个缺乏:1缺乏数据和素材支撑,上报的工作措施空洞乏味,上报的工作进展情况缺乏数据支撑。2缺乏与相邻县区相比独到的、适宜在更大范围推广的经验性提炼(如微耕机推广、畜牧科技扶贫)。不注重挖掘和提炼工作中的亮点,总结不够深刻全面,精炼程度有待提高。3缺乏深入调研的精神和心得,对信息辅助决策的作用认识不组(市办调研信息促进重大项目的落实、重大政策的调整)。4缺乏对全局性重点工作、社会热点问题、领导关注事件的把握(要关注社情民意(当初两县撤并思潮)、关注重大政策实施后的反应、关注特殊重要工作(如移民16118政策的出台)。

8、怎样提高信息写作的质量和做好信息上报工作:一是注意以点带面,选好上报信息的角度。选择有新意、有价值、有效用的信息上报,角度抓得新,抓得巧,很快就能进入领导的决策视野,反之不然;六求是所反映的问题和提出的建议能够给人以启示,动态类信息要快速上报,“以快带新”;问题类信息要注意事物发展的新动向、新变化;经验建议类要注重现实性,要仅仅围绕工作中心,体现单位工作特色,力求有推广价值。二是要突出时效性,加快信息上报速度。收集要快,编写要快,上报要快,有预见性的东西要超前介入。三是切中领导需求,增强信息上报工作的“贴近度”,当前,要加强调研,在综合类信息报送上取得突破,努力实现信息工作的四个转向(单纯的动态类转为动态和综合类并重、动态信息向调研信息、反映情况向建言献策、报喜向喜忧兼报、喜忧并重)。过去有一个保守的观念,认为报忧就得忧,现在要转变为报忧解忧,促进问题解决,衡量的尺度是:由于客观因素或者上级政策执行过程中出现的问题均可上报,只要不是本地主观工作上出现的问题均可上报。在平常的执行工作中出现了问题,需要上级调整政策,我们一般采用专门的汇报方式,其实信息也是一种重要的汇报方式,不能忽略。三是结合实际,加强写作和上报中的薄弱环节。四是加强制度和队伍建设,要有人分管(分管领导定期不定期的召集研究,确定报送重点),有具体人员撰写,要建立激励机制。

9、信息与新闻的异同:

       共同点:党政信息和新闻都是对客观事物的反映,都具有客观性、真实性、新鲜性、时效性,都能影响人们的认识和行动,在一定意义上讲都具有指导性。信息追求信息价值,新闻追求新闻价值,有的时候两者是相通的。比如国家最新做出的一些需要全社会周知的重大的决定,政务信息和新闻就是两条重要的传播渠道。通过新闻渠道可以让更广泛的群众知情,而这些指导性的意见通过政务信息渠道传达贯彻到基层,可以在最短的时间内让基层领会其精神实质并组织实施。

广义的信息是对客观事物的表述(包括发生的和未发生的),而新闻是对已经发生的事情的表述,从广义上讲,信息包含了新闻。二者有四个共同点:一是都是对客观事物的反映和表述;二是都是受众预先未知的事情;三是都讲求新鲜、真实、准确;四是都有可传递性。

区别点:一是信息的包含量比新闻大。新闻只是新近所发生的,为受众所关注的具有新闻价值的那部分事实的报道,信息则是反映事物存在方式或运动状态的普遍形式。这是最大的区别。信息稿件有超前性(趋势性的苗头问题,预测事物未来的发展方向和态势),新闻是对已经发生事情的报道,注重影响、导向,信息则侧重于告知,反映事物的存在和运动状态。二是信息的时效性要求不及新闻要求强。三是公开性上不同,新闻向社会公开,信息则分类上报、公开,专属性信息(如涉及国家安全)不能公开。四是信息提供的服务效果比新闻要直接。

公文写作基础知识

公文写作   2009-06-24 13:54   阅读<  >

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什么是公文?公文是公务文书的简称,它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。

公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物;公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。

公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用……等等。

写作公文不能离开政策和法律,必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提高公文写作水平,才能不断提高办文质量,使公文发挥它的特殊的功用。

根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定,我国现行的国家行政机关公文分12类13种:①命令(令);②议案;③决定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通报;⑧报告;⑨请示; 10 批复; 11 函; 12 会议纪要。 根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定,我国现行的各级党的机关公文有14种:①决议;②决定;③指示;④意见;⑤通知;⑥通报;⑦公报;⑧报告;⑨请示; 10 批复; 11 条例; 12 规定; 13 函; 14 会议纪要。

以上两个文件是党政机关公文制发的依据,同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。当然一些专职机关,如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。

公文的处理程序一般包括:①收文;②分办、批办;③催办;④拟稿;⑤审核、签发;⑥编号、印发;⑦立卷(归档);⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。

二、公文的格式与要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有规定的格式,公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性,并且便于公文的处理,提高办文的工作效率。

公文的格式要素一般包括:

(一)发文机关(版头)

发文机关即公文的作者,发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文,各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文,应将主办机关排列在前。

版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种:

1、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成,以大字套红居中,印在文件首页上端,俗称“大版头”。例如,“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。

2、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称,俗称“小版头”。例如,“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委员会(函)”。

3、印有发文机关全称的公函纸,作为版头。

至于几个机关联合行文的,可用公文主办机关一家版头,也可用所有联合行文机关的版头。

(二)公文份号 〖HT〗公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号,位于版头左上角,用阿拉伯数字标识,用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。

(三)秘密等级 〖HT〗公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种,由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定,标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”,“★”前标密级,后标保密期限。没有标上保密期限的,绝密、机密、秘密分别可按30年、20年、10年认定。

(四)紧急程度

紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种,标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。

(五)发文字号 〖HT〗发文字号是指发文机关编制的公文代号,简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第12号文件,发文字号为“国发〔1998〕12号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处,用公函纸制发的,位于标题右上侧。几个机关联合发文,一般只标明主办机关发文字号。  (六)签发人

签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文,由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况:一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发;二是报送上级机关的请示、报告,必须注明签发人。这里指的是后一种情况,签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧:“签发人:×××”。为使公文显得对称,发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的,必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

(七)标题

公文标题位于版头下面居中的位置,通常在版头与标题之间,用一红线作区别标志。如一份公文没有版头,标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。

公文标题由发文机关名称、公文主题(事由)、文种三部分组成。例如,《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》,这里“国务院”是发文机关;“关于加强血吸虫病防治工作”是事由;“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。

拟写公文标题时,应特别注意以下几点:

1、批转或转发公文的标题,一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题,应杜绝出现介词和文种的重叠,如“关于”的“关于”,“通知”的“通知”。同时应注意,除批转法规性文件加书名号外,均不对原标题加书名号。

2、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如,某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理,应予废止的共有几十件,发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由,显然不可能,即使仅写一个,后加“等”字,也嫌过长,但概括为“废止部分规范性文件”,就显得既明确又简洁。

3、在拟写标题时,一定要准确选定和标明文种,不能自造文种。

4、标题排列要对称、美观,除字数较少的一行字标题外,两行以上的可排成宝塔形,也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时,不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。

5、公文标题中除书名号的使用有明确规定外,一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的,可用空格或换行的方式表述。例如:

国务院关于依靠科技振兴农业

加强农业科技成果推广工作的决定

(八)主送机关

主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外,公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

确定主送机关应注意:

1、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定,方可对下一级人民政府直接行文。

2、请示的公文,应坚持主送一个机关的原则,不能多头主送;除特殊情况外,不得越级请示。受双重领导的机关向上请示,应根据内容写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导者个人。

3、批复下级请示,只能主送原请示机关(单位),对相关机关(单位),用抄送。

4、普发公文,主送机关应写规范化统称,如××省人民政府普发文件,主送机关写为“各市、县人民政府,各地区行政公署,省政府直属各单位”。

(九)正文

正文是公文的主体,是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后,提行空两格书写。(写法见后)

(十)附件

附件是根据正文的需要附加的公文或材料,用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。

(十一)印章

印章是机关权力的象征。公文加印,是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处,上不压正文,下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文,由主报机关加盖印章,但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文,都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文,前具职务,后盖签名章。 党的文件,有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。

(十二)成文时间

一般就是公文的签发日期,标注于正文右下方。联合行文的成文时间,以最后签发机关领导人的签发时间为准。会议讨论通过的公文,应以会议通过的日期为准,并写上会议名称及届次,以圆括号括入,标注于公文标题之下。

(十三)附注 〖HT〗附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语,或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容,标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定,还应用六角括号括入,如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。

(十四)主题词 〖HT〗主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成,以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表,是为准确选用表中的词目提供方便,防止随意性。上报的公文,应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个,一般不超过七个。例如,《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文,主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出,主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别,要有层次性,并且不要与标题混同。

(十五)抄送机关

民工抄送机关是指虽然不主办,但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

(十六)印发机关和时间

印发机关,为发文机关的办公部门;印发时间,一般为印刷时间,放在抄送机关细实线下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定,合理安排,以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现,格式要素和编排更为严格规范,同时还将新增一些格式构成要素。

三、公文正文的写作方法

草拟公文正文必须符合以下要求:

(一)符合国家的法律、法规、规章,符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,就要切实可行,并需另纸加以说明。

(二)情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字精练,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。

(三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日,如“1994年”不能写成“94年”。

(四)公文中的数字,在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,都要使用阿拉伯数字。

(五)结构层次序数,依次为“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。

(六)公文中应使用国家法定计量单位。

(七)引用公文,应先引标题,后引发文字号,并加圆括号。

(八)用词准确、规范。使用简称时,一般应先用全称,并注明简称。

(九)请示的公文应一文一事,报告中不得夹带请示事项。

公文正文的写法主要有两条: 第一、通过叙述、说理表明目的。

公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种,公文的正文一般是分叙事、说理、目的(或结论)三个方面来写的。叙事是摆事实,说理是讲道理,目的(或结论)是指要求对方做的事,或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述,说理表明目的。具体来说:

(一)向上级机关写请示性的公文,一般先叙述情况,再提自己的看法,最后提出要求,请上级机关审批。

(二)写陈述性的公文,一般是先陈述情况,再写做法,最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。

(三)向平级机关写商洽性的公文,常常是先提出因为什么事情,再根据什么规定,最后请示协助解决所要解决的问题。

(四)向下级机关发布指示性的公文,通常是先写根据什么情况,再提应该怎样解决,最后提出具体办法,要求下级贯彻执行。

(五)写复文(对下级请示的公文的批复),一般先根据来文所要求解决的事项,再写明审核的意见,最后要求下级按批复执行。

通过叙事、说理来表明目的,就是要深入调查,真正掌握情况,进行分析、研究,使理由充足、观点正确,提出的目的既考虑到实际的需要,也考虑到可能性。因此,材料必须真实可靠,论据确凿,说理符合政策、方针,又有的放矢,实事求是。这样,公文的目的就既明确又具体。

第二、文字表达简明、确切、条理清楚。

简明,是指简洁、明确。公文除综合性报告外,采取的是一文一事制。写作时,应反复地、认真地压缩文字,去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时,公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则,力求通俗,能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法,还要正确地使用标点符号。 确切,是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则,运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性,也不忽视形式的准确性。从内容到形式,从篇章结构到用词造句,都要与主题高度均衡、统一。

条理清楚,是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文,均应开门见山,首先提出要点,即于开端处,先用极简要文句,说明全文的目的或结论(新闻学上称为“导语”,亦即中国古人所谓“立片言以居要,乃一篇之警策”),唤起阅者注意,使阅者脑子里先得一个总概念,不得不继续看下去。然后,再作必要的解释。长的公文分为几段时,每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时,必须注意条理,分清层次,以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张,条理分明。

第二节 通知与函的写作

一、通知的写作

通知是公文中使用频率最高的一个文种,通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。

(一)通知的类别

根据功用,通知可分以下类别:

1、发文通知

①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例:《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。

②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文,本机关用通知转发下级各有关单位执行。例:《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》;《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。

③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料,使之产生直接的行政效力。例:《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。

2、知照通知

用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例:《关于×××等四同志职务任免的通知》;《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》;《国务院办公厅关于暂停实行夏时制的通知》。

3、事项通知

①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例:《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。

②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定,以便遵照执行。例:《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。

③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议,同时提出与会的相关要求,故这类通知兼有告知和布置作用。例:《关于召开××座谈会的通知》。

(二)通知的写法

1、标题

通常情况下,三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容,发文机关可以省略,文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”,发布本机关自制规约文书,对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号,其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述,杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。

2、主送机关

视通知内容,有些应具体写明受文单位名称,有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文,但主送机关较多的,也可用相应的规范化统称。

3、正文

一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的,然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。

正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式,即分条分款将内容按一定逻辑标准排序,做到条理清晰,一目了然。

由于通知种类较多,各体正文写法、篇幅长短等差异较大,恕不一一。

4、落款

正文结束后在右下方署名署时并盖公章。

二、函的写作

函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准等。 根据主动与被动,函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格,函又可分公函与便函两类。公函与便函都是处理公务的文书,但公函的内容往往比较重要,涉及行使权力,故行文郑重,具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用,格式如同一般书信,不加标题,不编文号,不需存档,但亦需加盖公章。

(一)函的类别

本教材专指公函的分类。

1、联系函

①商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例:《××学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》;《××县人民法院关于×××遗产纠纷案托查的函》。

②询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例:《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》;《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。

3、告知函

主动将有关信息(如问题、意见、情况)告知对方。例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》。

2、请批函

向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位,而请求批准的只限业务事项。例:《×××××学报关于申请广告许可证的函》。

(二)函的写法

1、标题

函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函,均可写成“函”,但也有写“公函”字样的。属答复性质的函,文种均须标明“复函”。

2、主送机关

顶格写机关全称或规范化简称,后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

3、正文

开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的;复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。

主体 发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项;复函则要针对来函内容,作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一,做到一函一事。

尾语 发函一般用“专此函告”,“敬请函复”等作结;复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。

落款 正文右下方署名署时并盖公章。 正文除做到一函一事外,还要求语言得体,视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份,做到多用雅语,既热情诚恳又务实直陈,有利办事。

第三节 报告与请示的写作

一、报告的写作

报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

(一)报告的类别

1、呈报报告

这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分综合报告与专题报告两种。

①综合报告 是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况,往往有一文数事的特点。例:《关于××市九五规划执行情况的报告》。

②专题报告 是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告,往往有一事一报、迅速及时的特点。例:《关于元旦春节市场安排情况的报告》。

2、呈转报告

这是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。例:林业部《关于加强野生动物保护管理工作的报告》。

3、回复报告

这是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大事项的答复,对一般性事项用函作答即可。例:××市民政局《关于拥军优属情况的报告》是“八·一”建军节前开展专项活动的回复性报告。

(二)报告的写法

1、标题

报告标题通常由事由和文种组成。

2、主送机关

报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。

3、正文

正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等,是正文的开头;报告事项即正文的主体内容,如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等;报告尾语根据类别而定,呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥,请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥,请批转各地各部门执行”的要求。

4、落款

正文结束,在右下方署名署时并盖公章。

二、请示的写作

请示适用于向上级请求指示、批准。

(一)请示的类别

1、请求指示

如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解;对工作中发生的重大问题或一些新情况新问题依据原先规定难以处理;平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一,需要向同一上级机关请示作出裁决等等,这些都属于请求上级指示的政策性请示。例:《关于确定××市高校行政级别的请示》。

2、请求审批 

对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的;对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的,这些都属于请求上级审批的工作性请示。例:《关于××建设项目需用资金的请示》。

(二)请示的写法

1、标题

请示标题通常由事由和文种两部分组成。

2、主送机关

应是发文机关的直属上级机关,且只能主送一个上级机关,不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示,应写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示,不得越级请示,因特殊情况必须越级行文时,应同时抄送被超过的上级机关。

3、正文

请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据,强调请示的必要性,为请示事项的提出作好必要铺垫;请示事项是请示的核心内容,要求明确、具体地指出,并做到既符合政策、法规,又具有建设性、可行性;请示尾语一般有“特此请示,望于批复”,“以上请示请批准”等惯用语。

4、落款

正文结束,在右下方署名署时并盖公章。

(三)报告与请示比较

相同点:①两者都属上行文。②为督促各级领导干部认真履行职责,对行文负全责,上报的报告、请示首页须注明签发人。③通常情况下,报告和请示的标题可省略发文机关。

相异点:①性质和行文目的不同,报告属陈述性公文,其行文目的在于汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问等,故不