前imf总裁:注意力不够集中?提高工作效率的十大方法

来源:百度文库 编辑:都市新闻网 时间:2020/01/18 23:00:00

注意力不够集中?提高工作效率的十大方法

http://www.sina.com.cn   2011年09月26日14:26   福布斯中文网

  如果你正阅读本文而不是在给客户打电话或处理表单数据,那么你可能工作注意力不够集中。但你不是唯一一个。

  根据Salary.com最近的一项调查,平均每个员工承认在8小时的工作时间内,有两小时是浪费掉的,其中还不包括午餐或规定的休息时间。

  互联网可不是什么省油的灯。就像我们想要专注学习时,那个喊我们出去玩的室友,网络(以及电子邮件)每分每秒都提供那么多的消遣机会,要专心于高级别的任务简直是不可能的事。而由于很多项目模糊不清的界定,我们处在了工作与生活纠缠不清的无尽混乱中。我们可以在参加电话会议的时候预订去土耳其的旅行;也可以躺在墨西哥坎昆(Cancun)海滩的一条浴巾上发出工作邮件。

  经济伴随着我们注意力的消退而衰减,我们的任务越来越多,而时间越来越少。于是就有了工作效率专家。其中的佼佼者是戴维·艾伦(David Allen),2001年出版的《尽管去做:无压工作的艺术》(Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity)(被其粉丝简称为“GTD”)一书的作者。提高工作效率没有一个包治百病的方法,但艾伦等专家提供了一些你可以现在就使用的有效技巧。

  以下是其中的十个。如果经济继续衰退,它们可能会帮助你保住饭碗。

  当心“一心多用”

  听起来有点有违直觉,不是吗?事实上,如果我们一天之内只检查一两次邮箱,而不是永无止境地去检查,我们都会变得更加高效,艾伦说。

  驯服你的“收件箱”

  科技做佣人的时候再好不过,但做起主人来就可怕了。艾伦说,如果回复或处理邮件的时间不到两分钟,那么立马解决。取消那每次收到新邮件都会闪烁的烦人的邮件提醒。少发一些邮件,这样你收到的也就少了:不要在邮件中长篇大论,也尽量少发邮件。

  清理你的思维

  你不需要打坐念经,但应该用几分钟时间来使思维平静下来,理清思绪,每天若干次。去楼下走走或仅仅离开你的电脑屏幕就是可以帮助你保持神清气爽。

  取消不必要的会议

  面对面的交流至关重要(邮件中充满了误读),但在保护你的时间时,一定要无情。回避每一个不必要的会议需求。

  学会说“不”

  “不”就一个字,但可能是最难出口的。还是如此,避免邮件。如果可以的话,尝试解决请求者的问题。

  下决心戒掉社交媒体

  如果你工作不需要这些东西,只在家里使用Facebook,工作日的时候关掉Twitter。

  列出清单

  工作效率专家非常推崇待办事项清单——这样你就不用再大晚上躺着,为某个想不起来但似乎遗漏了的重要的细节而担惊受怕。坚持列几个不同的清单:短期内必做事项和长期事项。另外,还要明确界定任务,选择可以表达出来的任务,并把它们表达出来。不要每天一开始就给自己设定一个不切实际的巨长的日程表,然后看着自己掉进陷阱(也许这是常识,但我们多少次都做过这样的傻事)。

  设立系统性规划

  这一点甚至更加尝试,但还是常常被忽视。系统性规划——甚至是最简单的那种——都可以将你的大脑从各个任务中解脱出来,思考更加高级的事项。“管理一个清晰而完整的任务规划可以提高你的思维清晰度、注意力和控制力,”艾伦表示,“而且它为区分你的目标和哪些任务更加重要提供了关键背景。”

  清理桌面

  每个工作日都花15分钟清理你的桌面。每天都将不需要的东西扔掉,重要文件整理归档。艾伦建议说:每张纸都只碰一次,即刻处理,然后继续其他的活。

  利用你省下的时间

  提高工作效率不仅仅是为了保证任务能够完成,并且使过程中更有控制感。它是关于将时间解放出来,用于更深层次、更具创造性的思维——也许是关于新产品或者增加营收(或削减开支)的其他方法。在一天中各个时间段安排时间进行创造性思维——将手机调成静音、关上门,不去处理电子邮件,然后开始思考。

  是不是好一点了?